La période de clôture annuelle concentre, en quelques semaines, une charge de travail importante : les délais sont contraints, les exigences de rigueur sont élevées, les marges de manœuvre sont faibles.
Certaines structures sont amenées à gérer de nombreux comptes, comme les associations tutélaires, les organismes de protection juridique… À cela s'ajoute la multiplication des comptes : comptes courants, comptes d'épargne, parfois plusieurs établissements bancaires pour une même structure ou un même dossier.
Les volumes de relevés à traiter deviennent rapidement conséquents. Chaque opération doit pouvoir être expliquée, retracée, retrouvée. Le moindre écart coûte du temps, de l'énergie et génère du stress inutile.
La clôture devient alors moins un exercice comptable qu'une épreuve d'endurance organisationnelle, mobilisant parfois des journées entières de saisie et de recopie particulièrement éprouvantes pour les équipes.
Le problème spécifique des relevés de compte PDF
Dans la pratique, un obstacle revient systématiquement : le format des relevés bancaires.
Les établissements bancaires fournissent très majoritairement les relevés au format PDF.
Or ce format pose plusieurs difficultés concrètes :
- les formats sont hétérogènes, variables d'une banque à l'autre, parfois même d'un mois à l'autre ;
- les exports comptables standard (OFX, CSV) sont absents, limités ou inaccessibles ;
- les données ne sont pas directement exploitables par les outils comptables ou tableurs ;
- la saisie manuelle devient alors la seule option.
Cette situation augmente mécaniquement les risques d'erreur :oubli d'une ligne, inversion de montants, mauvaise date, double saisie. Autant de petits écarts qui, cumulés, compliquent la clôture et fragilisent la fiabilité des comptes.
Les solutions classiques… et leurs limites
Face à cette contrainte, les pratiques observées sont bien connues.
La saisie manuelle reste la méthode la plus répandue. Elle est fiable quand elle est bien faite, mais elle est longue, coûteuse en temps, et fortement dépendante de la concentration des équipes.
Le copier-coller depuis les PDF vers un tableur est parfois utilisé, avec des résultats aléatoires : mise en forme instable, colonnes incohérentes, erreurs invisibles.
Les tableurs bricolés permettent de gagner un peu de temps, mais au prix d'une maintenance lourde et d'une fragilité structurelle.
Enfin, les demandes d'exports aux banques aboutissent rarement : délais longs, réponses partielles, formats incompatibles, ou simple impossibilité technique.
Ces solutions fonctionnent, mais au prix d'un effort disproportionné, surtout en période de clôture.
Une approche plus pragmatique
Sans bouleverser les organisations existantes, une approche plus pragmatique consiste à travailler à partir de l'existant, plutôt que de lutter contre lui.
Cela signifie :
- transformer les relevés PDF en données exploitables, sans modifier leur origine ;
- rester indépendant des banques, de leurs portails et de leurs contraintes techniques ;
- continuer à travailler avec les outils déjà en place : logiciels comptables, tableurs, systèmes internes.
Cette logique n'a rien de révolutionnaire. Elle vise simplement à réduire les tâches à faible valeur ajoutée, à sécuriser les traitements et à redonner du temps là où il est réellement utile : le contrôle, l'analyse et la justification.
Où s'inscrit OFXpress
Dans ce contexte, OFXpress s'inscrit comme un outil d'appoint, et non comme une refonte des pratiques existantes.
Il intervient là où le besoin se fait sentir : lorsque les relevés bancaires sont disponibles uniquement en PDF et doivent être exploités rapidement.
OFXpress permet de convertir ces relevés en formats structurés (OFX, CSV, Excel), utilisables immédiatement dans les outils habituels. Il peut être utilisé ponctuellement, pour absorber un pic d'activité, ou en renfort, lors des périodes de clôture.
Son intérêt est précisément de rester simple, indépendant et ciblé, sans imposer de changement organisationnel, ni dépendance bancaire.
En période de clôture, cette approche pragmatique peut faire la différence entre une gestion sous tension et une clôture plus sereine.
